フィールド レポートとは?
新しいレポートをセットアップする
フィールド レポート テンプレートをインポートする
レポートに入力する
下書きを表示する
通知を設定する
フィールド レポートとは?
フィールド レポートは、PlanGrid 内から安全にレポートを完成し、提出し、確認するための方法をチームに提供します。これは柔軟なレポート管理システムであり、チームで既存のフォームを使用しながら、レポートの完成プロセスを合理化して、利便性、効率、および管理しやすさを改善します。
フィールド レポートを使用するには、まずテンプレート PDF フォームを当社の Web サイトにアップロードするか、PlanGrid 内でカスタム フォームを作成する必要があります。PDF テンプレートがない場合は、ファイルを PDF に変換する方法をご確認ください。
レポート テンプレートをアップロードするには:
1. ナビゲーション バーのクリップボード アイコンをクリックして、[フィールド レポート]に移動します。
2. [テンプレート]をクリックし、次に[新規追加]をクリックします。注: 管理者とパワー共有メンバーのみが、新しいレポート タイプを作成する権限を持っています。プロジェクトの共有メンバーは、新しいレポート テンプレートを作成できません。
3. [新しいテンプレートを作成]を選択します。必要に応じて、新しいフォルダを作成することもできます。[新しいテンプレート]では、新しいフォームを作成したり、独自の既存テンプレートをアップロードすることができます。*注*: 並列共同編集機能を利用するには、新しいフォームを作成する必要があります。この機能は PDF フォームと互換性がありません。順次共同編集機能は、カスタム作成フォームと PDF の両方と互換性があります。
注: 前のサンプル PDF テンプレートのいずれかを使用する場合は、ヘルプ記事からダウンロードして、会社のロゴの追加などを行います。既存の PDF フォームとしてアップロードすることができます。
4. 新しいフォームを作成するか、既存のテンプレートをアップロードしたら、テンプレートのプレビュー、レポート名の編集、および追加のコンポーネントのカスタマイズ(注記、自動気象レポート、クルー)を行うことができます。
5. 次に、レポート テンプレートに関するチームの共同作業方法を決定します。*注*: テンプレートで共同編集機能(並列または順次)を有効にすると、設定を変更できなくなります。作成時に有効にしない場合は、後で有効にすることはできません。
6. コラボレーション方法を選択すると、テンプレートに作業者とレビュー担当者を追加できるようになります。作業者は、レポート テンプレートの入力とコラボレーションに割り当てられる担当者です。レビュー担当者は、レポートの提出先となる担当者です。プロジェクトでの役割(管理者、パワー共有メンバー、共有メンバー)ごとに、メンバーを追加したり、チーム メンバーのグループをすばやく追加できます。フィールド レポートの権限の詳細
[テンプレート レビューを追加]画面でチェックボックスをオンにすることで、下書きの表示を有効にすることもできます。この機能は、テンプレートで必要な場合は後で編集できます。作業者とレビュー担当者の追加が完了したら、[作成]をクリックしてレポート テンプレートを確定します。
c フィールド レポート テンプレートをインポートする
PlanGrid で作成したか PDF ファイルとしてアップロードしたフィールド レポート テンプレートは、Web 上の既存のプロジェクトからインポートすることができます。[フィールド レポート]タブから[テンプレート]セクションにナビゲートし、[インポート]を選択します。
そこから、テンプレートをインポートするプロジェクトを選択し、次にテンプレート自体を選択します。テンプレートは、現在は一度に 1 つしかインポートすることができません。テンプレートを選択したら、作業者のコラボレーション方法を選択します。新しいテンプレートを作成する場合と同様に、コラボレーション方法はインポート時にのみ選択でき、後で編集することはできません。
インポートしたレポートに対するユーザ権限は、新しく作成したテンプレートに対して表示される既定の権限です。
インポート担当者が唯一の作業者
インポート担当者と管理者がレビュー担当者
インポート担当者と管理者がマネージャ
これらの権限レベルは、テンプレートを編集することで変更できます。
レポートに入力する
レポートへの入力は、iOS アプリで行うのが最も簡単です。iPad や iPhone をお持ちでない場合、Web 上でレポートに入力する方法をご確認ください。
1. グリッド ビューで、ファイリング キャビネットのアイコンをタップし、[フィールド レポート]を選択します。
2. 新しい下書きを開始するには、使用するレポート テンプレートのサムネイルをタップします。新しい下書きを作成すると、連続するレポート ID 番号が自動的に割り当てられます。この ID 番号は変更できず、下書きを削除またはアーカイブしても再利用できません。
別の共有メンバーが既にこのレポートの下書きを開始している場合、最新の更新内容が一覧表示され、既存のレポートを共同編集するか、独自の新しいレポートを作成するかを選択できます。既に開始した下書きの編集を続ける場合は、リスト内のレポートのタイトルをタップして下書きを表示し、修正する下書きを選択します。リストから新しいレポートを作成することもできます。
3. フォームに入力します。フィールドをタップして操作することができます。入力できるフィールドがフォームにない場合は、右下隅にある鉛筆アイコンをタップして注釈ツールバーにアクセスできます。テキストを追加したり、ペン ツールや蛍光ペン ツールなどを使用してフォームをマークアップすることができます。終了したら、[保存]をタップします。レポートを他の共有メンバーと共同編集している場合、保存および同期した最新の変更内容のみが表示されます。ただし、テーブルに行項目を追加している場合は、すべての行が個別に表示され、リストへの追加が続行されます(例: 複数の担当者がレポートの材料セクションに項目を追加する)。インターネットに接続している限り、レポートでは 30 秒ごとに応答が同期されるため、追加された内容を確認できます。新しく追加した写真または参照はプロジェクト全体の同期で更新する必要がありますが、プロジェクト内に既に存在する写真または参照は表示されます。
4. レポートの詳細画面では、レポートの日付を編集したり、簡単な説明(またはタイトル)を追加したり、レポートに写真を貼り付けることができます。[編集]ボタンをタップすると、いつでも PDF フォームを再び開くことができます。レポートの共同編集時に追加された写真や参照は各更新では表示されず、レポートの編集中に追加された新しい写真を表示するにはプロジェクトを同期する必要があります。プロジェクト内に既に存在する写真(ギャラリーからレポートに追加)は、同期しなくても表示されます。他の共有メンバーと共同編集していたオフラインでの下書きの作業が完了すると、インターネットに再接続するとすぐにすべての更新の同期が開始され、同期する最後の更新のみが表示されます(既存の応答がオーバーライドされます)。
5. レポートを提出する準備ができたら[提出]をタップします。他の共有メンバーとレポートを共同編集している場合は、提出前に他のユーザがレポートの編集を完了していることも確認します。
注: レポートの提出後に変更が必要になった場合は、提出済みレポートの編集に関するヘルプ記事を確認してください。
下書きを表示する
フィールド レポート テンプレートでチェックボックス[レビュー担当者に下書きの表示を許可する]がオンになっている場合、レビュー担当者は[下書き]ステータスのフィールド レポートを表示することができます。これは、テンプレートの作成時およびテンプレートの編集の 2 箇所で更新できます。
下書きのレポートを表示する場合:
通知を設定する
現在、日次フィールド レポートの概要、日次フィールド レポートの提出リマインダ、および自分がレビュー担当者であるレポートが提出されたことを示す提出電子メールを受信することができます。フィールド レポート マネージャである場合は、Web ブラウザでプロジェクトの[フィールド レポート]タブ > [テンプレート] > テンプレートを選択 > [編集] > [日次リマインダ]のチェックボックスをオンにすることで、チームの通知を設定することができます。レポートの各メンバーは、以下の手順に従って独自の通知を設定できます。
1. フィールド レポートの通知を設定するには、右上にある自分の名前をクリックし、次に[アカウント設定]をクリックします。
2. [フィールド レポート]までスクロール ダウンし、通知を選択します。現在、日次フィールド レポートの概要、日次フィールド レポートの提出リマインダ、および自分がレビュー担当者であるレポートが提出されたことを示す提出電子メールを受信することができます。
